HubSpot is zijn kosten waard als de mensen die ervoor betalen er echt in werken, de cijfers kloppen en de directie erop stuurt. Je controleert dat met zes vragen: over licenties, pipeline, data, gebruik, automatisering en rapportering. Valt het antwoord op twee of meer vragen negatief uit, dan betaal je vandaag voor meer dan je terugkrijgt. Dan is de vraag wat je eerst rechtzet, wat je schrapt en of je met een kleinere licentie toekomt.
Waarom die vraag zo moeilijk te beantwoorden is
De kost van HubSpot staat elke maand op een factuur. De opbrengst staat nergens. Ze zit verspreid over leads die sneller opgevolgd worden, deals die niet vergeten worden en rapporten die de directie wel of niet gelooft.
Na een paar jaar groeit een portaal bovendien vanzelf. Er komen seats bij voor mensen die vertrokken zijn, pipelines voor een project dat stilviel, workflows die niemand nog kent. De factuur stijgt mee, maar niemand kijkt of het geheel nog klopt. De zes controles hieronder brengen dat terug tot iets wat je kunt nagaan.
Zes controles die je zelf kunt doen
Je hebt beheerdersrechten nodig en een paar uur. Noteer per controle gewoon: in orde, aandacht of probleem.
| Controle | De vraag | Waar je kijkt in HubSpot | Alarmsignaal |
|---|---|---|---|
| 1. Licentie | Betaal je voor wat je gebruikt? | Instellingen › Gebruikers en teams: betaalde seats en de kolom laatst actief. Je abonnement: welke hubs en welk niveau. | Meer dan een kwart van de betaalde seats was de laatste 30 dagen niet actief. Of je betaalt Professional voor functies die niemand gebruikt. |
| 2. Pipeline | Toont de pipeline hoe je echt verkoopt? | Deals: het aantal pipelines en de fases. Filter op laatste activiteit ouder dan 90 dagen. | Meer pipelines dan sales er werkelijk gebruikt. Veel open deals zonder activiteit sinds drie maanden. |
| 3. Data | Kun je op de data vertrouwen? | Contacten: filter op geen eigenaar, geen e-mailadres, geen activiteit. Kijk naar dubbele records. | Een groot deel van de contacten heeft geen eigenaar of activiteit. Belangrijke velden (bedrag, sluitdatum) zijn vaak leeg. |
| 4. Adoptie | Werkt het team er echt in? | Rapporten over activiteiten per gebruiker: gesprekken, e-mails, taken. Vraag sales waar hun cijfers echt staan. | Sales houdt een Excel-lijst bij naast HubSpot. Marketing en sales werken in verschillende systemen. |
| 5. Automatisering | Helpen workflows, of maken ze ruis? | Automatisering › Workflows: actieve workflows en hoeveel records er recent in kwamen. | Actieve workflows zonder recente inschrijvingen, of workflows waarvan niemand nog weet waarvoor ze dienen. |
| 6. Rapportering | Stuurt de directie op wat HubSpot toont? | Rapportering › Dashboards. Vraag de directie welk dashboard ze echt bekijken. | Veel dashboards, één of geen die de directie gebruikt. Cijfers voor het management komen uit een aparte spreadsheet. |
De namen van menu's kunnen licht verschillen per abonnement en taalinstelling.
Een rekensom die meer zegt dan de factuur
Deel wat je per maand voor HubSpot betaalt door het aantal mensen dat de laatste 30 dagen echt actief was. Dat is je kost per actieve gebruiker.
Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers: je betaalt €1.500 per maand voor 15 seats. Er zijn er 6 actief. Op papier is dat €100 per seat. In werkelijkheid kost elke actieve gebruiker je €250 per maand.
Dat bedrag op zich zegt nog niet of het te veel is. Leg het naast wat die gebruikers met HubSpot doen. Volgt sales er elke lead in op en stuurt de directie op de pipeline, dan kan €250 goedkoop zijn. Werkt het team ernaast in Excel, dan betaal je €250 voor een adresboek.
Uit de praktijk: één komma, één deal tien keer te zwaar
Een Europees B2B-bedrijf stuurde zijn salesproces op de verwachte opbrengst per deal. Die werd berekend uit vijf variabelen, waaronder een commissie die in een vrij tekstveld werd ingevuld.
Op één lopende deal stond die commissie als "2,5". HubSpot las dat als 25. De verwachte opbrengst van die deal stond daardoor al maanden ruim tien keer te hoog, en woog dus mee in elke forecast. Niemand had het gezien, omdat het getal er plausibel uitzag.
De correctie zelf was één getal. De echte oplossing zat in de invoer: vrije tekstvelden werden getalvelden met grenzen, zodat een procentteken, een negatief getal of tekst geweigerd wordt. De berekening werd herbouwd en klopt nu met de vier rekenvoorbeelden van de klant. Een gewijzigd bedrag staat binnen 0,3 seconde in alle afgeleide velden, waar dat vroeger 10 tot 15 seconden duurde.
Vaak ligt het probleem bij hoe er gegevens in komen, en niet bij de licentie. Een duurder pakket had dit niet opgelost.
Uitvoering door CNIP. Geanonimiseerd, zonder herleidbare gegevens.: Lees de volledige case
Zelf controleren of laten doorlichten?
Zelf controleren volstaat als één of twee controles slecht scoren en je weet wie het rechtzet. Een paar inactieve seats schrappen of oude workflows uitzetten vraagt geen extern advies.
Laat het doorlichten als drie of meer controles slecht scoren, als niemand intern het hele portaal overziet, of als je voor een beslissing staat: een upgrade, een uitbreiding, een andere partner of een opzegging. Dan heb je een onafhankelijke blik nodig voor je opnieuw geld uitgeeft.
Een doorlichting kan op drie manieren uitkomen
- 01
Verbeteren
HubSpot past, maar het proces, de data of de opzet moet rechtgezet worden.
- 02
Schrappen
Pipelines, workflows, seats of hubs die niets opleveren gaan eruit.
- 03
Stoppen met betalen
Een kleiner pakket volstaat, of een ander systeem past beter bij je bedrijf. Ook dat kan het eerlijke antwoord zijn.
De HubSpot Doorlichting van ORYEN
ORYEN licht je portaal door op dezelfde zes domeinen, met alleen-lezen toegang. We wijzigen niets in je portaal. Je krijgt één besliskader: per punt verbeteren, schrappen of stoppen met betalen. Vaste prijs €2.950 excl. btw, besliskader binnen 5 werkdagen na de sessie, jouw tijd ongeveer 2 uur. Twijfel je of het zinvol is? In een kennismaking van 15 minuten bekijken we het samen.
Liever bellen? +32 9 298 57 20: Bekijk de HubSpot Doorlichting